Le RSE peut-il manger la GED ?

Par Alain Garnier, CEO Jamespot

Jamespot a participé pour la première fois au salon Documation, preuve s’il en est du rapprochement entre le RSE (réseau social d’entreprise) et le Document. Le coup de théâtre du salon était cette question – encore saugrenue il y a moins d’un an- sortie au grand jour et posée dans les conférences avec le plus grand sérieux : un RSE peut- il remplacer une GED ?

Qui aurait pu croire que le réseau social, perçu dans ce milieu « sérieux » de l’ECM (Enterprise Content Management) comme un joujou pour adolescents, deviendrait un challenger à considérer ?

Petit retour sur les ateliers & conférences qui ont levé quelques malentendus et montré des succès concrets qui expliquent cette évolution.

Un malentendu originel

« Facebook interne », voilà comment le RSE est perçu, à tort, par ses détracteurs, ou plus prosaïquement par ceux qui ne le connaissent pas. Du coup on projette sur lui « l’inutilité » de Facebook : pour les ados, pour les photos de fêtes enivrées, pour mettre des LOL sur les pages des gens… pas de place pour lui dans l’entreprise. Quant au lien avec le document, n’en parlons pas ! Dans Facebook, créer un document c’est écrire un article … c’est dire qu’on est loin du Document, le vrai, celui qui est stocké en base, versionné, doté de méta-données, soumis à un plan de classement, etc…

Or, certains RSE – pas tous – ont immédiatement intégré le document à leur solution. Notamment en développant une dimension documentaire forte. Je songe en particulier à KnowledgePlaza et à Jamespot. Comme par hasard, les deux RSE présents à Documation.

Ainsi que trouve-t-on chez Jamespot ? Une banque documentaire qui permet de stocker des fichiers, de les versionner et d’y associer des méta-données, un moteur de recherche à facettes performant, une gestion de la sécurité et des rôles par groupes. Bigre ! A lire cette description fonctionnelle on a bien à faire à une GED

Il y a GED et GED

D’autant qu’il y a deux types de GED, comme il a été expliqué dans les conférences sur RSE & Documents.

D’un côté la GED « généraliste », celle qui permet à des documents variés d’être gérés plutôt que de survivre entre le mail et les disques durs partagés. Elle concerne l’ensemble des métiers, car tout le monde produit des documents. Et de l’autre la GED « spécialiste », celle au sein de laquelle le type de document est systématique et nécessite un workflow très processé (par exemple les dossiers d’assurance). Évidemment, cette GED « spécialiste » a besoin d’un outil ad-hoc pour maitriser le process documentaire de bout en bout, de manière optimisée mais surtout garantie. En contrepartie d’une complexité d’usage, on garantit un résultat et un suivi du document final.

Quant au premier cas, force est de reconnaître que la GED généraliste n’a pas convaincu. Car sa rigidité ne compense pas l’apport pour l’utilisateur final, qui préfère du coup utiliser les outils agiles qu’il a autour de lui : mail, système de fichier, groupware tout au plus. Résultat : une adoption restreinte et donc au final un échec, car une GED qui ne canalise qu’une infime partie du flot documentaire est plus un problème qu’une solution…

Et quant à penser ajouter quelques fonctions sociales à la GED pour s’en sortir, c’est bien mal comprendre le cœur du RSE, qui met l’utilisateur au centre du système, dans un rapport totalement changé à l’information.

Stratégie de substitution par le social

C’est là que le RSE est une alternative à cette GED généraliste de premier niveau. Contrairement à une GED, le RSE devient vite plus simple à utiliser qu’un disque dur partagé, aussi rapide qu’un mail – dès lors qu’on travaille en groupe- avec en plus des fonctions de communication, de conversation et de travail collaboratif qui sur le moyen terme apportent une véritable valeur ajoutée pour l’utilisateur.

La facilité d’adoption par l’usager est déterminante. Pour témoin les succès de nos clients qui, en déployant un RSE, ont gagné la dimension de gestion documentaire.

Dans le cas d’une GED métier spécialisée, qui est le cœur d’activité, les conférences ont aussi apporté des éclairages sur l’articulation qu’on peut réussir entre le social et le document d’une autre manière. Point de remplacement, mais bien une cohabitation, de la partie structurée et workflow du document dans l’ECM/GED couplée à la partie non structurée du process dans le RSE. Là aussi des logiques d’intégration et de couplage existent. J’y reviendrai dans un autre billet, car cela mérite un sujet à part entière.

Manger la GED ?

Aussi surprenant que cela puisse paraître, c’est bien par l’affirmative qu’ont répondu les ateliers. OUI, un RSE peut remplacer une GED… généraliste. Notamment pour les PME, mais aussi dans les départements des grands groupes. Si vos documents sont éparpillés, si vos utilisateurs n’adoptent pas la GED interne un peu veillotte… Il est temps de vous poser la question de mettre en place une approche RSE qui inclut la gestion documentaire et d’en faire votre socle de GED de demain.

Publicités

A propos blogjamespot

Mené par 3 entrepreneurs dans le numérique depuis plus de 15 ans, Jamespot porte la vision que le Web transforme et accélère les nouveaux usages autour de l’information pour l’individu et dans l’entreprise. Jamespot édite le site éponyme Jamespot.com, un réseau social qui permet de communiquer à ses amis ce qui nous intéresse sur le Web en un simple clic. Jamespot.com c’est à ce jour, des dizaines de milliers de Spotteurs actifs répartis sur 12 pays. Fort de son succès croissant et de l’adoption spontanée de ce nouveau réflexe, sur le Web, Jamespot décline également une version professionnelle, Jamespot.Pro, pour l’entreprise 2.0 qui impulse la puissance du réseau social au business.
Cet article, publié dans ++ de réseaux sociaux, RSE pratique, est tagué , , , , , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

7 commentaires pour Le RSE peut-il manger la GED ?

  1. Ping : RSE | Pearltrees

  2. Ping : Enjeux | Pearltrees

  3. Roxane dit :

    Votre billet est très intéressant !
    Avez-vous fait un autre billet comme vous le précisez « Là aussi des logiques d’intégration et de couplage existent. J’y reviendrai dans un autre billet, car cela mérite un sujet à part entière. » ?
    Je recherche des informations sur la place de la GED dans les RSE et votre avis m’intéresse !

  4. Merci Roxanne pour ce retour sur le billet.
    C’est vrai que j’ai dans les cartons un billet sur le couple GED/RSE … pas encore écrit! En revanche, si vous êtes pressée, j’ai déjà écrit un chapitre sur le sujet dans le livre que j’ai co-écrit avec Guy Hervier : Le réseau social d’entreprise. Collection Hermes Lavoisier.
    Un peu de pub : http://www.amazon.fr/r%C3%A9seau-social-dentreprise-Alain-Garnier/dp/2746229846
    Bonne lecture!

  5. Noemie dit :

    Je reviens sur votre idée de GED métier, qui est l’orientation donnée par Lascom avec des offres ciblées par métier (fonctionnalité adaptée, processus métier…). Dans ce cas le RSE et l’outil de GED ne sont pas concurrents, mais vont plutôt chercher à interagir ensemble. N’hésitez pas aller jeter un oeil sur ce lien: http://www.lascom.fr/fr/avis-dexperts-ics2/avis-dexperts-ics.html

  6. morganbzh dit :

    Le RSE n’est-il pas une simple évolution de la GED ?

  7. morganbzh dit :

    Le RSE n’est-il pas une simple évolution de la GED ?

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s