Comment j’ai organisé mon Assemblée Générale : mon espace membre 2.0

Par Alain Garnier, CEO Jamespot

La vie d’une association n’est clairement pas de tout repos… Et chaque année revient la traditionnelle AG, à l’occasion de laquelle il faut mobiliser les troupes pour atteindre le quorum, afin de pouvoir donner quitus au bureau, aux comptes, faire voter les nouveaux statuts, les résolutions etc… Que de préparation pour le délégué général et le bureau !

Que de problèmes aussi : la liste de ceux qui viennent, ne viennent pas, les procurations, les multiples envois par mails des documents, des dates, des lieux de l’AG etc…

Sans compter l’accueil des nouveaux à qui il faut tout ré-expliquer, redonner les us et coutumes, tout ce savoir tacite qu’il faut transmettre encore et encore…

Vers l’association 2.0

Mais cette situation n’est pas une fatalité pour les associations qui ont à cœur de proposer un mode de fonctionnement plus moderne et plus adapté aux usages actuels. Un outil peut les aider dans ces tâches d’animation : il s’agit du réseau social privatif ou d’entreprise. Même si ce terme est clairement impropre pour une association, il n’en demeure pas moins qu’il propose l’exacte matérialisation de l’association dans le numérique : la plateforme regroupe tous les membres de l’association (chacun possède une page avec un profil riche, on retrouve les adhérents dans l’annuaire général) et comporte des espaces collaboratifs à géométrie variable en terme d’ouverture (ouverts, privés) et fonctionnel (publication, calendriers, tâches, vidéos etc…).

Je ne reviens pas sur la valeur globale pour une association de mettre en place un réseau social privatif pour ses membres : communication simplifiée, annuaire vivant à jour, gestion des documents de l’association, des groupes de travail, de la relation aux partenaires, etc… pour me concentrer sur la fameuse AG. Moment comme vu plus haut qui est bien compliqué…

Espace membre 2.0, mode d’emploi

Grâce au réseau social Jamespot, le délégué général de l’association va tout simplement créer un événement « Assemblée générale ». Facile : il en donne la date, le lieu et en profite pour mettre en pièce jointe l’ordre du jour. En 1 clic toute la communauté reçoit une alerte lui donnant l’information. Ce n’est pas mieux qu’un mail me direz-vous ? Certes, à ce stade. Mais attendez la suite…

Tout d’abord, chaque membre qui a reçu l’alerte va tout simplement répondre à la question suivante : je participe / je ne participe pas à l’événement. Et ainsi en temps réel, vous avez la liste des participants à l’AG. C’est déjà un gain de temps incroyable par rapport à la même gestion par mail…

J’entends certains qui me diront aussi : « Ah ! J’ai un système de réservation qui permet de faire la même chose. » Je leur réponds, que déjà c’est un bon point d’avoir numérisé cette tâche et de prendre un outil pour ça… mais quid de la dimension sociale ? Car la plateforme Jamespot offre des possibilités d’interaction autres.

Le collaboratif pour gagner du temps

Immanquablement, vous aurez des questions : est-ce que le déjeuner est prévu ? Peut-on voter par procuration ? Des questions auxquelles le délégué général va devoir répondre une par une… sauf avec Jamespot. Sur le réseau social de l’association, chaque réponse est visible par toute la communauté qui participe à l’AG : c’est donc autant de mails en moins et de réponses à donner une seule fois! Mieux, un des membres peut répondre à votre place et donc vous éviter ce travail fastidieux. C’est le propre du « crowd-sourcing », qui fonctionne à plein dans une association, par définition tournée vers le partage et l’entraide.

On le voit par l’exemple, le réseau social privatif Jamespot pour une association est un levier très fort pour gérer un événement comme une assemblée générale. Sachant que la puissance d’un réseau social est proportionnelle au carré de ses membres (loi de Metcalfe), pour un réseau de 100 membres, on a 9900 relations possibles. Et plus de 990.000 pour un réseau de 1000 membres ! De quoi donner le vertige des possibilités offertes par la mise en réseau, là où la gestion « à plat » ou « hiérarchique » est limitée à la possibilité et au temps des bénévoles et des permanents, sans effet de levier.

Alors pour votre prochaine AG, ne vous privez pas de créer un espace membre 2.0 pour votre association. Et vivez pour la première fois les bénéfices de cette force des réseaux sociaux dont on vous parle tant.

Association 2.0 : en savoir plus
Créer un espace membre 2.0

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A propos blogjamespot

Mené par 3 entrepreneurs dans le numérique depuis plus de 15 ans, Jamespot porte la vision que le Web transforme et accélère les nouveaux usages autour de l’information pour l’individu et dans l’entreprise. Jamespot édite le site éponyme Jamespot.com, un réseau social qui permet de communiquer à ses amis ce qui nous intéresse sur le Web en un simple clic. Jamespot.com c’est à ce jour, des dizaines de milliers de Spotteurs actifs répartis sur 12 pays. Fort de son succès croissant et de l’adoption spontanée de ce nouveau réflexe, sur le Web, Jamespot décline également une version professionnelle, Jamespot.Pro, pour l’entreprise 2.0 qui impulse la puissance du réseau social au business.
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