Améliorer la capitalisation du savoir et l’accès à l’information est un enjeu majeur pour les entreprises qui cherchent à réussir leur transformation numérique. Actuellement, en termes de gestion documentaire, la tendance est à la convergence de deux types d’outils: la gestion électronique des documents (GED) et le réseau social d’entreprise (RSE).
De la gestion électronique des documents…
La GED recouvre tous les processus visant à gérer et à organiser des documents de manière informatisée. Elle touche la plupart des étapes du cycle de vie d’un document : du moment où le document entre dans le système de gestion à son archivage. Ainsi, une fois le document finalisé, il est stocké dans la base de données à l’aide de métadonnées (types de fichier, date d’ajout, responsable de l’ajout).
La GED est donc un système de stockage figé et d’archivage de documents finalisés contrairement au réseau social d’entreprise, qui gère des documents sur tous leurs cycles de vie : de leur création à leur diffusion en passant par leur stockage.
A la gestion documentaire au sein du réseau social d’entreprise
Une gestion documentaire dans le cadre de la gestion de projet
Organisés sous forme de groupes de travail, le réseau social d’entreprise permet de réunir au sein d’un même espace tous les documents nécessaires à l’avancement des projets. Les fichiers peuvent être prévisualisés et modifiés sous le mode collaboratif avec la coédition. Une fois le document réalisé, celui-ci peut être associé à des métadonnées et stocké dans le réseau social d’entreprise ou transféré dans un logiciel de GED.
La banque documentaire permet de gérer une base documentaire à plusieurs niveaux au sein d’un groupe.
Une mini-GED au sein de la plateforme collaborative
Les documents issus du travail collaboratif sont associés, comme dans le cas d’une GED, à des métadonnées afin de faciliter une recherche future. Pour être précis, avant la publication d’un article (ou d’un document), il est possible d’ajouter des métadonnées mots-clés (appelé également tags) ou de renseigner d’autres informations telles que le nom de l’auteur, une référence (qui peut se modéliser sous la forme d’un nombre) ou une thématique. Tous ces champs facilitent le travail du moteur de recherche sémantique.
RSE et GED interconnectés
Le réseau social d’entreprise peut être relié aux différents logiciels de GED de l’entreprise à l’aide d’inter-connecteurs. Le moteur de recherche a alors accès à tous les documents de l’entreprise et peut fournir par exemple, des documents stockés dans Microsoft Office ou dans Dropbox.
La recherche d’un document sur le RSE se réalise à l’aide d’un moteur de recherche sémantique. Celui-ci améliore la précision de recherche par la compréhension de l’objectif de recherche et la signification contextuelle des termes tels qu’ils apparaissent dans le document. La recherche est donc pertinente et fournit la liste des fichiers les plus récents correspondants aux critères de recherche spécifiés.
Une diffusion plus rapide de l’information
La diffusion des documents à partir d’un logiciel GED se réalise essentiellement sur l’intranet tandis que la diffusion sur le RSE peut se réaliser de différentes manières. Le document, retrouvé via le moteur de recherche, peut être partagé via un mail interne ou par la publication d’un article par exemple.
Le réseau social d’entreprise est donc un excellent outil pour donner les moyens à ses salariés de trouver rapidement l’information dont ils ont besoin pour travailler. Ajouté à un logiciel de GED, le réseau social d’entreprise, permet donc, en plus d’ajouter une dimension collaborative et sociale à son entreprise, d’améliorer la gestion de ses documents et d’optimiser la capitalisation des savoirs.
Consultez notre site web pour en savoir plus sur notre solution de réseau social d’entreprise.
Ping : Comment l’interconnexion entre le r&eacut...